Канцелярия школы

Секретарь учебной части школы — это специалист, который организует и координирует документооборот образовательного учреждения, обеспечивая эффективное взаимодействие между преподавателями, студентами и администрацией.

Некоторые должностные обязанности секретаря учебной части:

приём поступающей в школу корреспонденции и передача её в соответствии с указаниями руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
ведение делопроизводства, в том числе в электронной форме;
подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформление личных дел принятых на обучение;
ведение алфавитной книги обучающихся и учёт часов учебной работы работников школы;
обработка и оформление сдачи личных дел обучающихся в архив;
выполнение различных операций с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
по поручению директора (его заместителя) составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам обращений;
контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя школы.

Секретарь учебной части имеет среднее профессиональное образование в области делопроизводства или среднее (полное) общее образование и дополнительную подготовку в области делопроизводства.

Документовед школы — специалист, который организует ведение документооборота и делопроизводства в образовательной организации на основе использования информационно-коммуникационных технологий.

В его обязанности также входит:

анализ законодательных актов и методических рекомендаций по организации документооборота и ведению делопроизводства;
прогнозирование тенденций изменения требований к организации документооборота;
планирование и организация работы, внедрения и развития системы документооборота;
координация взаимодействия представителей сторонних организаций и работников школы;
руководство работой по ведению документации в школе;
контроль ведения документооборота и делопроизводства;
разработка технологических процессов работы с документами и документной информацией;
консультирование работников школы по вопросам организации делопроизводства и составления различных документов;
оценка и экспертиза документов, разработанных в школе, с точки зрения их соответствия требованиям ГОСТ;
редактирование документов, разработанных в школе.
разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения и уровня;
упорядочивание состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков организации;
отбор документов, передаваемых на государственное хранение, организация текущего хранения и экспертиза ценности документов;
постановка задач проектирования, эксплуатации, совершенствования автоматизированных информационных систем и систем управления;
изучение и обобщение передового опыта в области документоведения, разработка нормативно-методических документов по этим вопросам;
подготовка предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест сотрудников службы документоведения;
участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документоведения

Документовед назначается и освобождается от должности директором школы.